Microsoft 365
Gestión y colaboración con documentos mediante Word, Excel, Outlook, OneDrive, Teams y servicios Microsoft Cloud.
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Gestión Documental y Contenidos
Las empresas generan cada día una cantidad creciente de documentos, correos electrónicos, facturas, contratos, informes, imágenes, archivos PDF y todo tipo de información digital.
El problema ya no es solamente almacenar esa información, sino poder organizarla, encontrarla, compartirla y protegerla cuando realmente se necesita.
Gestión Documental y Gestión del Conocimiento
Las actuales soluciones de gestión documental permiten controlar todo el ciclo de vida de la información: creación, clasificación, revisión, aprobación, almacenamiento, consulta, distribución y archivo.
Además, las nuevas herramientas de automatización e Inteligencia Artificial permiten analizar documentos, extraer información, clasificarlos automáticamente y localizar contenidos de una forma mucho más rápida.
Programas - Software
Microsoft Power Automate
Automatización de procesos documentales, avisos, aprobaciones, movimientos de archivos e intercambio de información entre aplicaciones.
Microsoft SharePoint
Gestión documental corporativa, bibliotecas de documentos, control de versiones, permisos, colaboración y organización de información empresarial.
Nextcloud / Alfresco
Soluciones de gestión, almacenamiento y colaboración documental con posibilidades de instalación en servidores propios o entornos Cloud.
Digitalización de Documentos
Digitalizar una empresa no consiste únicamente en escanear documentos y guardarlos en carpetas.
Una gestión documental adecuada permite clasificar cada documento, asociarlo a clientes, proveedores, expedientes, proyectos o cualquier otro elemento de la actividad empresarial.
Facturas, contratos, presupuestos, albaranes, informes, fotografías, correos electrónicos y documentos PDF pueden formar parte de un único sistema de información.
Búsqueda y Organización de la Información
Guardar información es sencillo. Encontrarla rápidamente cuando se necesita es el verdadero objetivo.
Los sistemas actuales permiten realizar búsquedas por nombres, fechas, clientes, expedientes, palabras clave, contenido de documentos y diferentes criterios relacionados con la información almacenada.
Una correcta clasificación reduce el tiempo dedicado a buscar documentos y evita duplicidades, pérdidas de información y versiones desactualizadas.
Inteligencia Artificial aplicada a Documentos
La Inteligencia Artificial está transformando la forma de trabajar con documentos y grandes cantidades de información.
Las nuevas herramientas pueden ayudar a analizar documentos, resumir contenidos, localizar información relevante, extraer determinados datos y clasificar archivos automáticamente.
También es posible crear asistentes que trabajen sobre documentación propia de la empresa y ayuden a localizar procedimientos, información técnica o conocimiento interno.
El objetivo es convertir grandes cantidades de documentos en información accesible y realmente útil.
Automatización Documental
Una gran parte del tratamiento de documentos puede automatizarse.
Recepción de documentos, clasificación, cambio de nombre, creación de carpetas, generación de PDF, envío por correo electrónico, archivo, avisos y procesos de aprobación.
Mediante herramientas como Power Automate, RPA, APIs y desarrollos personalizados podemos conectar los documentos con bases de datos, aplicaciones de gestión, correo electrónico y servicios de Internet.
De esta forma se reducen trabajos administrativos repetitivos y se disminuyen los errores derivados de la introducción manual de información.
Microsoft 365 y SharePoint
Microsoft 365 permite combinar correo electrónico, documentos, almacenamiento en la nube, colaboración y comunicaciones.
Mediante SharePoint y OneDrive es posible organizar documentos, crear bibliotecas, establecer permisos, controlar versiones y compartir información entre usuarios.
Combinando SharePoint con Power Automate se pueden crear procesos automáticos de revisión, aprobación, clasificación y distribución de documentos.
Documentos en la Nube
Los documentos pueden estar disponibles desde la oficina, el domicilio, un portátil o un dispositivo móvil.
Servicios como Microsoft OneDrive, SharePoint, Google Drive o soluciones privadas como Nextcloud permiten disponer de información desde diferentes ubicaciones.
Pero trabajar en la nube requiere establecer correctamente usuarios, permisos, copias de seguridad y medidas de seguridad.
Seguridad y Control Documental
No todos los usuarios deben tener acceso a toda la información.
Un sistema documental debe controlar quién puede consultar, modificar, eliminar o compartir cada documento.
Los permisos, control de versiones, copias de seguridad, registros de actividad y protección frente a accesos no autorizados son elementos fundamentales en cualquier sistema de gestión documental.
Firma Electrónica y Documentos Digitales
Los certificados digitales y la firma electrónica permiten autenticar documentos y realizar numerosos procesos sin necesidad de utilizar papel.
Es posible integrar la firma electrónica en documentos PDF, comunicaciones empresariales, procesos administrativos y sistemas de gestión.
Esto permite avanzar hacia procesos completamente digitales desde la creación del documento hasta su archivo definitivo.
Integración con Programas de Gestión
Un sistema documental resulta todavía más útil cuando se integra con las aplicaciones que utiliza diariamente la empresa.
Bases de datos, programas de facturación, ERP, CRM, aplicaciones desarrolladas a medida y páginas web pueden compartir información con el sistema documental.
De esta forma, desde la ficha de un cliente, expediente, pedido o trabajo pueden localizarse directamente todos los documentos relacionados.
Gestión del Conocimiento
Una empresa acumula con los años una gran cantidad de conocimiento: procedimientos, documentación técnica, proyectos, incidencias, soluciones y experiencia de sus trabajadores.
Organizar esa información permite que el conocimiento no dependa exclusivamente de determinadas personas.
Sistemas documentales, bases de conocimiento e Inteligencia Artificial pueden ayudar a transformar esa experiencia en información accesible para toda la organización.
De documentos almacenados a información útil
El objetivo de la gestión documental no es almacenar más información.
Es conseguir que cada documento pueda ser localizado, utilizado, compartido y protegido de una forma sencilla.
En Info Plus podemos combinar gestión documental, bases de datos, servicios Cloud, automatización e Inteligencia Artificial para adaptar la solución a las necesidades reales de cada empresa.
Organizar la información es convertirla en conocimiento.
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